Le télétravail connaissant depuis ces dernières années de l’essor, tout est désormais numérisé. Pour gagner en efficacité ainsi qu’en rapidité par exemple, de plus en plus d’entreprises privilégient la signature à distance. Permettant de signer tel ou tel document instantanément, où que l’on se trouve, cette solution semble aussi bénéfique pour la clientèle.
La signature numérique : qu’est-ce que c’est ?
La signature électronique, c’est avant tout un mécanisme garantissant l’incorruptibilité d’un document. Bien que certaines personnes pensent qu’elle ne soit pas pratique, elle représente la même valeur qu’une signature manuscrite. La seule différence est que cette fois, elle n’est pas visuelle, mais elle correspond à une suite de caractères.
Qu’en est-il de la signature électronique manuscrite ? Il s’agit d’une signature dessinée par la signature ou effectuée par insertion d’image. Ce n’est pas la même chose qu’avec la signature scannée puisqu’elle ne rapporte aucune preuve de consentement. Si la signature numérique devient en vogue aussi bien auprès des commerçants que des grandes entreprises, c’est parce qu’elle s’avère sécurisée. En exploitant un type de chiffrement spécifique que l’on appelle « technologie d’infrastructure à clés publiques ou “PKI”, elle peut s’associer à n’importe quel document.
Cette nouvelle forme de signature offre 2 avantages. Tout d’abord, elle garantit l’intégrité d’un dossier, qu’il soit destiné pour le commerce ou autre. Elle veille à ce que chacun de vos documents ne subisse aucune altération entre la signature et la consultation. Ensuite, elle authentifie l’auteur. Il n’y a donc plus de risque de faire face à une usurpation d’identité. Et bien sûr, on a le droit de l’utiliser telle une preuve de consentement. Pour en apprendre un peu plus sur le sujet, suivez ce lien.
Les principaux atouts de la signature numérique !
Saviez-vous que l’usage de la signature électronique va au-delà d’une simple authentification d’un document ? Si autant de professionnels la choisissent, c’est pour diverses raisons. C’est par exemple un excellent moyen de simplifier l’envoi ainsi que l’échange de documents. Grâce à elle, tout peut s’effectuer via ordinateur ou smartphone. Elle accélère en même temps la procédure de signature. Les dossiers seront signés en une fraction de seconde sans qu’on ait besoin de se déplacer. Ils peuvent également être parafés de façon simultanée par les parties.
Question sécurité, avec cette nouvelle alternative, vous avez la capacité de suivre en temps réel l’avancement de vos dossiers. Vous pouvez voir qui a signé et qui n’a pas encore signé. Pour les données dématérialisées, vous n’aurez rien à craindre.
Intégrer la signature numérique dans votre organisme constitue pour vous un premier pas dans la transformation digitale de votre société. C’est une opportunité de grande envergure vous permettant de revoir quelques aspects du fonctionnement de votre groupe. La plupart des logiciels employés dans ce domaine offrent en effet une panoplie de possibilités d’intégration. Certains d’entre eux vous invitent à de nouveaux modes de travail. Ce qui contribue par la suite à l’amélioration de votre image auprès de vos clients. D’autant plus qu’elle vous épargne l’investissement pour l’achat de papier, d’encre, d’impression, etc.
La signature numérique : pour quels types de documents ?
La signature électronique est-elle utilisable pour tout document ? Oui, elle s’adapte à presque tous les dossiers existants. Cependant, elle semble surtout bénéfique dans des situations spécifiques. Pour commencer, elle convient pour les contrats commerciaux, qu’il s’agisse d’un contrat fournisseur, d’un contrat de vente ou d’un contrat de sous-traitance. Elle permet de faire avancer assez vite les affaires tout en évitant les déplacements inutiles.
Au sein d’une société, elle s’avère aussi pratique pour les ressources humaines, que ce soit pour le service RH ou pour le recrutement. Elle facilite l’échange avec les nouveaux arrivants puisqu’ils doivent au début signer en amont des promesses d’embauches.
Et pour la vie des sociétés, on peut l’utiliser pour les PV ainsi que tous les autres documents influant la vie sociale, les centres d’impôts, les préfectures… En ce qui concerne les opérations de croissance externe, elle intervient pour le service juridique des banques. Par exemple, on en profite pour la signature des accords d’achats d’actions.
Quelle est la valeur juridique de la signature numérique ?
Si l’on se réfère à l’article 1366 du Code civil, l’écrit numérique a aujourd’hui la même force probante que l’écrit manuscrit sur papier, mais à condition qu’il puisse identifier l’individu dont il émane. Depuis l’année 2000, la signature électronique présente la même valeur que la signature écrite à main. Cependant, selon le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017, elle n’est valable que si elle est qualifiée.
Selon le règlement européen, il existe actuellement 3 niveaux de sécurité : standard, avancé et qualifié. Fiables devant les tribunaux, ils garantissent l’identité des personnes qui signent les documents tout en respectant la RGPD. Quoi qu’il en soit, sachez que le choix du niveau de signature varie en fonction de l’usage, de l’enjeu du dossier à authentifier. En cas de litige, notez néanmoins que plus votre signature électronique a un niveau de fiabilité élevé, plus le document en question sera fiable.