Les entreprises sont de plus en plus conscientes de la nécessité d'évaluer leurs tiers. Si pour nombre de ces entreprises, cette pratique est encore anodine, elle est tout de même indispensable afin de pouvoir garantir la situation financière la plus fiable.
L’évaluation des tiers au sens de la Loi Sapin 2 : qu'est-ce que c'est ?
Précisons tout d'abord que cette mesure de la loi Sapin 2 est cruciale, car les pratiques de corruption sont souvent le fait de divers intermédiaires ou tiers. Dès lors, cette mesure conservatoire d'évaluation des tiers prend tout son sens avant l'établissement d'une relation. Ainsi, la loi de sapin 2 d’évaluation de tiers et recommandations de l'Agence française de lutte contre la corruption ( « AFA » ) incitent les entreprises à mettre en œuvre des évaluations appropriées afin de collecter des informations et des documents sur des tiers pour évaluer les risques de corruption auxquels ils sont confrontés. En contractant avec ce dernier, il s'agit donc de déterminer la nature des inspections diligences pertinentes et appropriées pour déceler ces risques de corruption, en gardant à l'esprit que ces évaluations doivent être conduites au prisme du risque de corruption. Bien que similaire à d'autres problèmes de conformité tels que le risque de blanchiment d'argent ou le risque de violation des régimes de sanctions économiques, ce risque de corruption reste spécifique. Le processus d'évaluation par un tiers est donc une étape importante dans la gestion financière d'une entreprise, surtout après l'établissement d'une cartographie des risques. Enfin, il permet aux entreprises de se protéger, mais aussi de redéfinir leurs relations commerciales et de se préparer aux contrôles de l’AFA. Pour plus d'informations, cliquez-ici page
Une exécution complexe.
Il est, en effet, très difficile d'assurer une gestion efficace du risque tiers sans bloquer l'activité. Dans une organisation, face à la lourdeur de la tâche, toutes les parties impliquées dans la gestion des risques (financiers, achats, juridiques, etc.) sont rarement désemparées. Notons que dans certains cas l'application de la loi sera très restrictive, alors que dans d'autres entités comparables, le travail prioritaire de mise en œuvre « à la carte » sera effectué. Cette approche n'est pas sans risques, car elle repose sur une interprétation de la loi et est donc nécessairement subjective. En effet, dans le cas d'évaluation de tiers, l'Agence française de lutte contre la corruption est intransigeante dans son obligation d'évaluer tous les tiers. Cependant, compte tenu de la taille de certaines combinaisons, clients/fournisseurs, ce travail pourrait bientôt prendre une part énorme, ce qui entravera les meilleures intentions (coût de mise en œuvre, effort, efficacité, etc.). De plus, collecter et centraliser les informations sur leurs tiers sont très difficiles pour les entreprises multi-sites et multinationales qui utilisent souvent des systèmes d'information disparates. Par conséquent, les aspects organisationnels pratiques du processus de vérification sont cruciaux. L'entreprise peut alors effectuer une simple vérification des profils des tiers préalablement spécifiés dans la cartographie des risques, confirmant qu'ils ne présentent pas un risque élevé de corruption, d'exposition à des tiers, de recherche de bénéficiaires effectifs, de vérification des listes de sanctions, et bien sûr, par rapport aux critères établis en amont par l'entreprise. Les preuves documentaires sont conservées tout en assurant un examen périodique.
Pourquoi mettre en œuvre une politique d'évaluation de l'intégrité par des tiers ?
Les entreprises doivent régulièrement remettre en cause leur coopération. Généralement, l'évaluation des tiers est décisive pour établir de nouvelles relations, gérer les collaborations en cours et annuler ou résilier les accords. Ainsi, un processus d'évaluation des tiers permet aux entreprises de préciser les risques à chaque relation et d'ajuster leur niveau de vigilance. Deuxièmement, cette évaluation est propice à l'optimisation et à l'amélioration des mesures de prévention et de détection des risques de corruption. La cartographie des risques doit également être prise en compte, sinon les évaluations par des tiers ne peuvent pas être efficaces et complètes.