Depuis quelque temps, de plus en plus d’entreprises adoptent l’horodatage. Un procédé qui leur permet de sauvegarder l’heure et la date à laquelle un événement se passe. Il peut s’agir de l’heure et de la date d’un cliché, d’un enregistrement, d’une modification, ou encore d’une signature d’un document. L’horodatage présente ainsi plusieurs caractéristiques et avantages qui font que le nombre d’entreprises qui l’adoptent ne cesse d’augmenter. Dans ce document, sont fournis toutes les informations concernant ce procédé ainsi que les avantages qu’il apporte aux entreprises qui l’adoptent.
Qu’est-ce que l’horodatage électronique ?
L’horodatage électronique, comme son nom l’indique, est un procédé qui consiste à enregistrer l’heure et la date à laquelle se déroule un événement. Ces enregistrements effectués par l’horodatage électronique jouent plusieurs rôles importants, nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise. Cela inclut le fait qu’il permet de garder une trace de la création de données en ligne, de leurs échanges ou encore de leur suppression. L’horodatage électronique agit sur de nombreuses situations comme la date de création d’une donnée en ligne, la publication d’un article sur les réseaux sociaux, ou encore l’enregistrement d’un quelconque document. Il en est de même pour les documents Word ou encore les clichés de photo. Ainsi, pour trouver les documents ou données enregistrés, il suffit de consulter les détails des éléments en question afin de pouvoir trouver à quelle heure et à quelle date, ceux-ci ont été créés. Si vous voulez avoir plus de renseignements sur ce sujet, on vous invite à visiter le site www.universign.com.
À quoi sert l’horodatage ?
Ce procédé est très utilisé dans le cas d’une signature de document ou de contrat. Cela peut arriver, par exemple, dans le cas où votre entreprise signe un accord de confidentialité avec un prestataire ou une autre société et que ce dernier révèle des informations sur le projet en question, en contestant qu’on lui a donné les informations avant la signature du contrat. C’est dans ce cas précis que l’Horodatage est utile afin de vérifier l’heure et la date de la signature du contrat de confidentialité.
Toutefois, il peut y avoir des cas où des malfaiteurs tentent de modifier la date et l’heure de la signature d’un contrat ou d’un document, rendant l’horodatage moins fiable. C’est là qu’intervient l’horodatage certifié qui est généré par un organisme de confiance utilisant un matériel sécurisé d’où FIPS. En ayant recours à ce procédé, vous éviterez toute manipulation malfaisante et pouvez affirmer avec grande certitude que l’heure et la date indiquées par l’horodateur est exacte et n’a pas été falsifié par un utilisateur local.
Comment fonctionne l’horodatage ?
L’usage de l’horodatage consiste à adopter les services d’un organisme de confiance tiers. Il s’agit du PSCo ou Prestataires de Service de Confiance, qualifié aux entreprises. Ce service d’horodatage est également reconnu par Adobe Reader comme étant une autorité de confiance. En effet, ce dernier va se charger de délivrer un seau électronique, également appelé jeton d’horodatage propre à un document électronique. Dans la plupart des cas, ce jeton d’horodatage est intégré à la signature électronique du document en question. Il en est le cas pour certains prestataires de services de confiance, qui est conforme d’un côté, au standard européen ETSI EN 319 421, de d’un autre côté au standard RFC 3161, au règlement eIDAS. Cette conformité à ces standards permet d’assurer la sécurité et de fiabilité des documents ou des données de l’entreprise concernée. Ainsi, en adoptant ce procédé, votre entreprise saura garantir l’intégrité de votre document, y compris son heure et sa date d’enregistrement. Sans oublier qu’il permet de renforcer la sécurité de la signature et du cachet électronique. Mais les avantages de l’adoption de l’horodatage électronique vont bien au-delà de la sécurisation et de la fiabilité des données.
Quels sont les avantages de l’utilisation de l’horodatage pour une entreprise ?
À part le fait d’assurer la sécurité des données de votre entreprise, l’horodatage électronique permet aussi de rendre un contenu irrévocable. Il y a donc garanti de la non-répudiation. En ayant enregistré la date et l’heure de création d’un document, l’horodatage électronique rend le travail de recherche de document plus facile, permettant ainsi de gagner beaucoup plus de temps lorsque vous traitez un dossier. Par la même occasion, cela permet aussi d’accélérer une prise de décision et de conclure plus rapidement un accord. En optant pour l’horodatage électronique, l’entreprise en question va réduire ses dépenses liées l’utilisation des papiers, l’achat de matériel, les frais des impressions ou encore les archivages.
Quant au signataire, l’utilisation de l’horodatage électronique lui permet de préserver la confidentialité de sa signature. Ce qui est conforme à la RGPD qui est la réglementation européenne de la protection des données. Enfin, l’horodatage électronique, en enregistrant la date et l’heure exactes de la signature d’un document permet de trouver facilement ces informations en cas de besoin comme les transactions urgentes. Et en optant pour un horodatage certifié, vous pouvez vous assurer que les signatures effectuées sont impossibles à falsifier.